Werk overdragen aan een collega
De beste tips voor een succesvolle overdracht!
Ga je op vakantie en moet je jouw werk overdragen aan een collega? Dat kan best stressvol zijn. Je wil kunnen genieten van je vakantie, maar ook dat je taken goed worden overgenomen. Geen nood, met dit stappenplan zorg je voor een succesvolle overdracht.
1. Begin op tijd
Op vakantie ben je lekker relaxed, maar de periode er net voor is vaak nogal chaotisch. Koffers moeten ingepakt, je lievelingszwembroek is kwijt en je wil ook je werk nog met een gerust hart achterlaten. Als je taken wilt overdragen aan een collega, is het handig om op tijd dingen te regelen.
Vraag een maand of 5 weken van tevoren al rond: wie heeft er tijd en wie niet? Draag je jouw werk over aan 1 collega of kun je de taken beter verdelen over meerdere collega’s? Als dit ver van tevoren duidelijk is, heb jij minder stress en weten je collega’s ook waar ze aan toe zijn en kunnen ze er rekening mee houden in hun agenda. Win-win voor iedereen!
2. Maak een planning
Als het goed is weet je al een tijd van tevoren wanneer je op vakantie gaat. Neem in de weken ervoor geen megaprojecten of nieuwe taken aan. Al het extra werk moet ook weer overgedragen worden. Probeer zelfs een beetje vooruit te werken, dat scheelt weer werk voor je collega’s.
Maak daarnaast een planning van al het werk dat moet gebeuren tijdens jouw vakantie. Van offertes en mailtjes tot belletjes en afspraken. Al deze taken zet je in een document. Gebruik daarvoor de 5 W’s: wie, wat, waar, wanneer en waarom. Zet er ook de huidige status van het project bij. Bedenk wat je zelf zou willen weten als je een taak zou overnemen. Zorg voor een helder, overzichtelijk document. Zo hebben jij én je vervanger duidelijkheid.
Is het elk jaar weer chaos tijdens de zomervakantie met stapels werk en veel onduidelijkheid? Bespreek dit met je collega’s en baas. Misschien kunnen jullie voortaan geen grote klussen meer aannemen voor de zomer of projecten over de zomer heen tillen.
3. Breng de zaakjes op orde
Je hebt nu een overzicht van alle taken, maar een goede overdracht is meer dan dat. Je collega heeft misschien ook bepaalde documenten, wachtwoorden of toegang tot een Drive of Cloud nodig. Zorg dat deze informatie ook in je overdrachtdocument staat of te vinden is in een wachtwoordsysteem als 1Password. Zo voorkom je problemen en paniekerige belletjes van je collega als jij met je snorkel op het strand staat.
4. Maak keuzes
Gooi niet al je werk over de schutting bij je collega. Alles voelt soms misschien als een prioriteit, maar als je er wat langer over nadenkt, ontdek je vaak dat sommige taken best kunnen wachten tot na je vakantie. Overleg met je team en kijk of er werk kan blijven liggen tot je terug bent. Je wil je collega natuurlijk niet onnodig overladen met veel te veel werk. Zorg ook dat er geen andere collega’s in moeilijkheden komen door jouw keuzes.
Maak van tevoren afspraken over je bereikbaarheid. Je wil niet dat je collega je constant appt of belt met vragen. Spreek daarom af wat een noodgeval is en wanneer je wel en niet bereikbaar bent.
5. Praat bij na de vakantie
Je overdrachtdocument is compleet, alles is duidelijk en jij bent klaar om het vliegtuig in te duiken. Plan nog wel even een meeting met je collega in voor als je terug bent. Tijdens deze meeting kan je collega je bijpraten over wat er is gebeurd terwijl je weg was, wat er goed ging, wat minder en hoe de zaken er nu voor staan. Zo pak jij zelf je werk makkelijker weer op!
Je hebt nu alles in huis (of in de koffer) om je werk zonder moeite over te dragen en daarna onbezorgd van je vrije dagen te genieten. Zijn de rollen juist omgedraaid en moet jij een collega vervangen deze vakantie? Check dan ons artikel over een collega vervangen.